CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định về việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên năm 2022 của Công ty cổ phần Tập đoàn Sailfish (sau đây được gọi tắt là "Đại hội") bằng hình thức Đại hội trực tiếp, kết hợp trực tuyến và biểu quyết bằng phương thức bỏ phiếu điện tử của các cổ đông tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Quy chế này quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia Đại hội đồng cổ đông, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội.
Cổ đông và các bên tham gia có trách nhiệm thực hiện theo các quy định tại Quy chế này.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Cổ đông: Là người sở hữu ít nhất một cổ phần của Công ty cổ phần Tập đoàn Sailfish (Mã chứng khoán: SFH), có tên trong danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ chốt ngày 02/04/2022 hoặc là người được cổ đông ủy quyền hợp lệ và đã được Công ty cổ phần Tập đoàn Sailfish cấp tài khoản truy cập để tham dự Đại hội, bỏ phiếu điện tử.
- Đại hội: Là cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức trực tiếp và trực tuyến, thông qua áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin hiện đại để truyền tải âm thanh và/hoặc hình ảnh Đại hội, cho phép các cổ đông ở các địa điểm khác nhau có thể tham dự, theo dõi, thảo luận và biểu quyết các vấn đề của Đại hội.
- Địa điểm tổ chức Đại hội: Bao gồm địa điểm chính và các địa điểm khác. Trong đó, địa điểm chính là nơi Chủ tọa Đại hội tham dự và chủ trì Đại hội, các địa điểm khác là nơi cổ đông đăng nhập vào hệ thống trực tuyến bằng Tài khoản truy cập đã được Công ty cổ phần Tập đoàn Sailfish cung cấp để tham dự Đại hội.
- Bỏ phiếu điện tử: Là việc cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông thực hiện biểu quyết trước hoặc trong cuộc họp ĐHĐCĐ theo hình thức bỏ phiếu trên hệ thống trực tuyến.
- Hệ thống trực tuyến: Là ứng dụng/hệ thống phần mềm/website mà Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish sử dụng để phục vụ việc tổ chức họp ĐHĐCĐ và bỏ phiếu điện tử.
- Đăng ký tham dự Đại hội: Là việc cổ đông sử dụng một kênh thông tin phù hợp thông báo cho Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish về việc mình hoặc đại diện của mình sẽ thực hiện tham dự Đại hội.
- Thông tin đăng nhập: Bao gồm Tên đăng nhập (Username/ID) và mật khẩu (Password) trong Thư mời họp hoặc mã OTP được gửi vào số điện thoại của cổ đông hoặc số điện thoại của người được ủy quyền. Mật khẩu và mã OTP được Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish/Nhà cung cấp dịch vụ cung cấp duy nhất cho từng cổ đông hoặc người được cổ đông ủy quyền tại Thư mời họp hoặc số điện thoại của cổ đông/người được cổ đông ủy quyền.
- Thời gian mở cửa hệ thống: Là thời điểm bắt đầu để cổ đông có thể truy cập, đọc tài liệu, thực hiện ủy quyền, gửi ý kiến đến Đại hội.
- Thời gian mở cổng biểu quyết: Là thời điểm bắt đầu để cổ đông có thể thực hiện biểu quyết các nội dung cần biểu quyết của Đại hội.
- Thời gian đóng cửa hệ thống/đóng cổng biểu quyết: Là thời điểm hệ thống trực tuyến đóng truy cập, khóa biểu quyết, … theo thông báo của Ban Chủ tọa Đại hội.
- Các từ viết tắt có ý nghĩa như sau: ĐHĐCĐ/Đại hội: Đại hội đồng cổ đông; HĐQT: Hội đồng quản trị; Tổ chức phát hành: Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish.
Điều 3: Điều kiện tổ chức Đại hội
Hội đồng quản trị có quyền quyết định tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp cả hai hình thức này.
Đối với các cổ đông tham dự Đại hội trực tiếp thì Ban tổ chức Đại hội thực hiện cung cấp thông tin đăng nhập và hướng dẫn cổ đông đăng nhập vào hệ thống để tham dự, góp ý và biểu quyết điện tử các nội dung của Đại hội.
Trường hợp cổ đông tham dự trực tiếp nhưng không có thiết bị hoặc thiết bị không thể kết nối internet thì Ban tổ chức Đại hội thực hiện cung cấp tài liệu và phiếu biểu quyết bằng phiếu giấy để cổ đông thực hiện các quyền của cổ đông tại Đại hội. Việc kiểm phiếu đối với các phiếu giấy và phiếu gửi về Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish bằng đường bưu chính đúng hạn định đều được thực hiện kiểm phiếu theo quy định tại Luật Doanh nghiệp.
Các ý kiến của cổ đông, kết quả biểu quyết của cổ đông tham dự trực tiếp, trực tuyến, phiếu biểu quyết gửi bằng đường bưu chính đều có giá trị như nhau.
CHƯƠNG II
QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CỔ ĐÔNG VÀ CÁC BÊN THAM DỰ ĐẠI HỘI
Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các cổ đông tham dự Đại hội
4.1. Cổ đông có quyền tham dự Đại hội: Toàn bộ các cổ đông có tên trong danh sách cổ đông tại ngày chốt quyền đều có quyền tham dự Đại hội. Cổ đông có thể ủy quyền cho người khác tham dự Đại hội. Việc ủy quyền có thể thực hiện bằng một trong các hình thức sau: Gửi văn bản ủy quyền về trụ sở chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish; Xuất trình văn bản ủy quyền cho Ban tổ chức Đại hội khi đến tham dự trực tiếp; Thực hiện ủy quyền trực tuyến trên hệ thống của Đại hội hoặc Scan giấy ủy quyền và gửi email cho Ban tổ chức Đại hội theo địa chỉ email: contact@sailfish.vn
Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish thực hiện cấp tài khoản cho người được ủy quyền tham dự Đại hội và người được ủy quyền thực hiện các quyền của cổ đông sau khi cổ đông hoàn thành việc ủy quyền theo quy định tại Quy chế này. Trường hợp cổ đông ủy quyền không hết số lượng cổ phần mà mình sở hữu thì số cổ phần còn chưa ủy quyền sẽ được tính là số cổ phần không tham dự Đại hội và không tham gia biểu quyết.
4.2. Cổ đông được coi là tham dự Đại hội khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:
- Mỗi cổ đông sẽ được cung cấp một tài khoản truy cập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Tài khoản truy cập của cổ đông sẽ được mã hóa để đảm bảo xác thực tư cách cổ đông tham dự. Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish thông báo cho cổ đông tài khoản truy cập và mật khẩu tại Thư mời họp.
- Các cổ đông có trách nhiệm bảo mật các thông tin về tên đăng nhập (Username), mật khẩu/mã OTP do Công ty cung cấp. Tổ chức phát hành được miễn trừ trách nhiệm nếu cổ đông để lộ thông tin đăng nhập/password/OTP.
- Ban tổ chức Đại hội thực hiện mở cửa Hệ thống để cổ đông có thể truy cập vào hệ thống từ 8h00 ngày 22/03/2022.
4.3. Quyền và nghĩa vụ của cổ đông khi tham gia Đại hội:
4.3.1. Quyền của các cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền:
a. Cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền được quyền tham dự Đại hội, gửi ý kiến đến Đại hội, biểu quyết tất cả các vấn đề của Đại hội theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan.
b. Cổ đông thực hiện tham dự Đại hội thì thực hiện đăng nhập vào hệ thống tại địa chỉ: Sfh.bvote.vn để tham dự Đại hội và biểu quyết các vấn đề tại Đại hội. Cổ đông có thể đăng nhập thông qua các hình thức sau:
- Dùng Tên đăng nhập (Username) và mã OTP để đăng nhập vào hệ thống hoặc;
- Dùng Tên đăng nhập (Username) và mật khẩu trong Thư mời họp để đăng nhập vào hệ thống.
+ Tên đăng nhập (Username) của cổ đông là: Số giấy chứng minh nhân dân; Số thẻ căn cước công dân; Mã số doanh nghiệp; Mã số nhà đầu tư nước ngoài. Đối với người được ủy quyền thì Username là số giấy chứng minh nhân dân, số thẻ căn cước công dân, mã số doanh nghiệp của người được ủy quyền.
+ Mã OTP: Sau khi cổ đông nhập đúng Username vào hệ thống thì mã OTP được gửi vào số điện thoại của cổ đông hoặc số điện thoại của người được ủy quyền. Trường hợp cổ đông thay đổi số điện thoại thì liên hệ với Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish để cập nhật số điện thoại mới.
+ Mật khẩu: Được thông báo cho cổ đông tại Thư mời họp.
c. Cổ đông và đại diện của cổ đông có quyền tham dự Đại hội, gửi ý kiến và tham gia biểu quyết các vấn đề tiếp theo của Đại hội. Đại hội không có trách nhiệm dừng, biểu quyết lại các vấn đề đã thông qua và giữ nguyên hiệu lực của các đợt biểu quyết đã thực hiện.
d. Cổ đông có thể ủy quyền bằng văn bản hoặc ủy quyền trực tuyến cho người khác tham dự Đại hội. Theo đó, với đại diện được ủy quyền, nếu bên được ủy quyền không phải cổ đông của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish, sau khi nhận được ủy quyền hợp lệ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền, Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish sẽ cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu truy cập cho bên được ủy quyền để đại diện theo ủy quyền tiến hành thực hiện quyền và nghĩa vụ theo nội dung được ủy quyền. Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish cung cấp thông tin đăng nhập cho đại điện được ủy quyền qua thư điện tử hoặc hình thức khác theo thông tin mà bên ủy quyền và bên được ủy quyền cung cấp. Cổ đông chịu hoàn toàn trách nhiệm với thông tin ủy quyền đã gửi về Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish. Người được ủy quyền tham dự Đại hội phải tuân thủ các quy định tại Quy chế này, chịu sự điều khiển của Ban Chủ tọa và tôn trọng kết quả làm việc của Đại hội.
4.3.2. Nghĩa vụ của các cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền:
a) Trong thời gian diễn ra Đại hội, các cổ đông phải tuân thủ theo sự hướng dẫn của Ban Chủ tọa Đại hội, Ban tổ chức Đại hội, ứng xử văn minh, lịch sự và giữ trật tự.
b) Trang phục của Cổ đông, đại biểu đảm bảo tính lịch sự, trang trọng;
c) Cổ đông tham dự họp thông qua hệ thống trực tuyến có nghĩa vụ:
- Chuẩn bị và sử dụng thiết bị họp trực tuyến phù hợp, có kết nối internet để đảm bảo theo dõi được diễn biến của Đại hội trực tuyến.
- Bảo mật các thông tin liên quan đến tài khoản truy cập như: tên, các yếu tố định danh khác (nếu có) của tài khoản truy cập và mật khẩu đăng nhập để đảm bảo rằng chỉ có cổ đông mới có quyền thực hiện việc dự họp trên hệ thống trực tuyến. Cổ đông có trách nhiệm bảo đảm người đại diện theo ủy quyền sẽ tuân thủ quy định tại khoản này tương tự như cổ đông.
- Chịu trách nhiệm về mọi rủi ro, tranh chấp liên quan đến việc dự họp thực hiện bằng tài khoản truy cập của cổ đông trên hệ thống trực tuyến. Việc thực hiện dự họp và biểu quyết trên hệ thống trực tuyến bằng tên truy cập với đúng mật khẩu và/hoặc các yếu tố định danh khác sẽ được mặc nhiên coi là ý chí của cổ đông.
- Phải thường xuyên cập nhật thông tin số điện thoại, địa chỉ liên lạc, địa chỉ thư điện tử chính xác, đầy đủ, trung thực tại nơi lưu ký chứng khoán để đảm bảo nhận được thông báo tài khoản truy cập và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các thông tin đã đăng ký này.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Ban Kiểm tra tư cách cổ đông
5.1. Ban Kiểm tra tư cách cổ đông gồm 01 Trưởng ban và một số ủy viên do Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish - Công ty cổ phần chỉ định. Ban Kiểm tra tư cách cổ đông có chức năng kiểm tra tư cách cổ đông hoặc đại diện ủy quyền đến dự Đại hội: Kiểm tra xác nhận tư cách cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến theo đúng quy định pháp luật, Điều lệ Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish và Quy chế này; Báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội.
5.2. Phương thức kiểm tra: Ban Kiểm tra tư cách cổ đông xác nhận tư cách cổ đông căn cứ vào thông tin đăng nhập từ tài khoản của các cổ đông, các cổ đông tham dự trực tiếp, để làm cơ sở xác định số cổ đông tham dự Đại hội.
5.3. Ban Kiểm tra tư cách cổ đông có quyền thành lập bộ phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ của Ban.
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm phiếu
6.1. Ban kiểm phiếu gồm một (01) Trưởng ban và các ủy viên khác do Đại hội biểu quyết thông qua.
6.2. Ban kiểm phiếu có quyền thành lập bộ phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ của Ban.
6.3. Ban kiểm phiếu có các nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cho cổ đông cách thức biểu quyết tại Đại hội.
- Ghi nhận kết quả biểu quyết của các cổ đông và đại diện cổ đông đối với các vấn đề được lấy ý kiến thông qua tại Đại hội.
- Tổng hợp và báo cáo Ban Chủ tọa kết quả biểu quyết các vấn đề của Đại hội.
- Tiến hành tổng hợp kết quả kiểm phiếu và lập Biên bản kiểm phiếu thông qua các nội dung trình Đại hội.
- Báo cáo kết quả kiểm phiếu trước Đại hội.
- Bàn giao biên bản kiểm phiếu và toàn bộ phiếu bầu cho Ban Thư ký Đại hội.
- Cùng Ban Chủ tọa Đại hội xem xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo về kết quả biểu quyết và báo cáo để Đại hội quyết định.
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của Ban Chủ tọa
7.1. Ban Chủ tọa đại hội do Đại hội biểu quyết thông qua gồm Chủ tọa và một số ủy viên, có chức năng điều khiển Đại hội.
7.2. Quyền và nghĩa vụ của Ban Chủ tọa:
a) Điều hành các hoạt động của phiên họp theo chương trình đã được Đại hội thông qua. Tiến hành các công việc cần thiết để phiên họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra có trật tự; đáp ứng được mong muốn của đa số cổ đông tham dự;
b) Chỉ định Ban Thư ký và giới thiệu để Đại hội bầu chọn Ban kiểm phiếu;
c) Hướng dẫn việc thảo luận tại phiên họp;
d) Trình dự thảo về những nội dung cần thiết để Đại hội biểu quyết;
e) Trả lời những vấn đề do cổ đông yêu cầu hoặc chỉ định người trả lời;
7.3. Quyết định của Chủ tọa về vấn đề trình tự, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình của Đại hội sẽ mang tính phán quyết cao nhất.
7.4. Chủ tọa tiến hành các công việc được cho là cần thiết để điều khiển Đại hội một cách hợp lệ và có trật tự, hoặc để Đại hội phản ánh được mong muốn của đa số cổ đông tham dự.
7.5. Không cần lấy ý kiến của Đại hội, bất cứ lúc nào Chủ tọa cũng có thể trì hoãn Đại hội đến một thời điểm khác (phù hợp với quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ đã được thông qua) và tại một địa điểm khác do Chủ tọa quyết định nếu nhận thấy rằng:
a) Hành vi của những người tham dự Đại hội cản trở hoặc có khả năng cản trở diễn biến có trật tự của cuộc họp; hoặc
b) Sự trì hoãn là cần thiết để các công việc của Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ.
Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của Ban Thư ký
Ban Thư ký gồm một (01) Trưởng ban và một số thành viên. Ban Thư ký có các nhiệm vụ:
- Ghi chép đầy đủ, trung thực toàn bộ nội dung diễn biến của Đại hội và những vấn đề đã được các cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý tại Đại hội;
- Soạn thảo Biên bản họp Đại hội và các Nghị quyết về các vấn đề đã được thông qua tại Đại hội;
- Hỗ trợ Ban Chủ tọa công bố dự thảo các văn kiện, kết luận, Nghị quyết của Đại hội và thông báo của Ban Chủ tọa gửi đến các cổ đông khi được yêu cầu.
CHƯƠNG III
TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI
Điều 9. Tiến hành Đại hội
Đại hội được tiến hành khi có số cổ đông tham dự đại diện cho ít nhất là 50% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish theo danh sách cổ đông được lập tại thời điểm chốt quyền. Ban Kiểm tra tư cách cổ đông thông báo số lượng cổ đông tham dự, số lượng cổ phần mà các cổ đông/người được ủy quyền tham dự, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết và tỷ lệ tham dự để Đại hội có thể tiến hành theo quy định.
Điều 10. Cách thức tiến hành Đại hội
10.1. Đại hội dự kiến diễn ra trong 03 (ba) tiếng.
10.2. Đại hội sẽ lần lượt thảo luận và thông qua các nội dung nêu tại Chương trình Đại hội.
Điều 11. Phát biểu ý kiến trong Đại hội
11.1. Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong chương trình, nội dung Đại hội.
11.2. Căn cứ vào số lượng cổ đông tham dự và thời lượng cho phép của Đại hội, Ban Chủ tọa có thể lựa chọn phương pháp điều khiển cuộc họp. Cổ đông thực hiện thảo luận theo hướng dẫn của Chủ tọa trong quá trình diễn ra Đại hội bằng hình thức thảo luận, chất vấn trực tiếp và/hoặc trực tuyến. Cổ đông cũng có thể gửi câu hỏi cho Ban Chủ tọa thông qua hệ thống trực tuyến. Trong cùng một thời điểm chỉ có một cổ đông được quyền phát biểu. Trường hợp nhiều cổ đông có ý kiến cùng lúc thì việc lựa chọn và mời đại biểu phát biểu do Ban Chủ tọa quyết định.
11.3. Cổ đông phát biểu ngắn gọn và tập trung vào đúng nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với chương trình Đại hội đã thông qua. Nội dung ý kiến đề xuất của cổ đông không được vi phạm pháp luật và phải thuộc thẩm quyền, nội dung của Đại hội. Chủ tọa có quyền nhắc nhở hoặc đề nghị cổ đông tập trung vào nội dung trọng tâm cần phát biểu để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng thảo luận.
11.4. Đại hội thống nhất tổng thời lượng phát biểu của một số cổ đông tối đa không quá 2 (hai) phút/lần. Nếu quá thời lượng này, Chủ tọa có thể yêu cầu cổ đông lập các câu hỏi, kiến nghị thành văn bản, Ban Thư ký ghi nhận và HĐQT trong phạm vi thẩm quyền của mình sẽ phản hồi cho cổ đông trong thời gian sớm nhất.
Điều 12. Nguyên tắc cổ đông tham gia bỏ phiếu
12.1. Nguyên tắc chung:
Tất cả các vấn đề trong chương trình của Đại hội đều phải được thông qua bằng cách lấy ý kiến biểu quyết của cổ đông. Mỗi cổ đông được cấp quyền biểu quyết theo số cổ phần được biểu quyết (sở hữu và đại diện) của cổ đông.
12.2. Phương thức biểu quyết:
Tấc cả các vấn đề theo quy định cần phải thông qua Đại hội, thì cổ đông thực hiện biểu quyết thông qua bằng hình thức bỏ phiếu điện tử. Cổ đông lựa chọn một trong ba đáp án: “Tán thành”, “Không tán thành” hoặc “Không có ý kiến” đối với từng vấn đề khi Ban Chủ tọa thông báo xin ý kiến biểu quyết.
Điều 13. Thực hiện biểu quyết
13.1. Thời điểm biểu quyết:
a. Thời gian cổ đông có thể bắt đầu truy cập hệ thống trực tuyến để thực hiện bỏ phiếu điện tử được thực hiện là trước 24 tiếng tính đến thời điểm khai mạc Đại hội, tức là từ 9h00 ngày 04/05/2022 đến khi Ban Chủ tọa thông báo kết thúc việc bỏ phiếu.
b. Việc bỏ phiếu điện tử có thể thực hiện trước khi ĐHĐCĐ diễn ra và/hoặc tại ĐHĐCĐ. Cổ đông có quyền biểu quyết từ thời điểm mở cổng biểu quyết đến trước thời điểm kết thúc biểu quyết theo thông báo của Ban Chủ tọa.
c. Đối với các cổ đông biểu quyết bằng phiếu giấy thì sau khi hoàn thành việc chọn các phương án biểu quyết, cổ đông ký và ghi rõ họ tên rồi thực hiện bỏ phiếu vào hòm phiếu.
13.2. Cách thức biểu quyết:
a. Khi thực hiện bỏ phiếu điện tử trên hệ thống, cổ đông phải tuân thủ các nghĩa vụ quy định tại khoản 4.3.2 Điều 4 Quy chế này. Mỗi cổ đông đăng nhập vào hệ thống và biểu quyết thông qua tài khoản truy cập mà cổ đông được cung cấp tại Thư mời họp đều được coi là quyết định của cổ đông. Hướng dẫn cổ đông truy cập được đăng tải trên website của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish và được Ban tổ chức hướng dẫn chi tiết tại Đại hội.
b. Kết quả biểu quyết của từng vấn đề được tính trên tổng số cổ phần tham gia biểu quyết của nội dung đó.
c. Phương thức biểu quyết:
- Cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông thực hiện biểu quyết theo quy định tại khoản 12.2 điều 12 Quy chế này. Nội dung nào cổ đông không tham gia biểu quyết (không chọn đáp án nào) thì số cổ phần của cổ đông tại nội dung đó được tính là không tham gia biểu quyết và không được kiểm phiếu.
- Cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông quyết định chọn phương án biểu quyết và nhấn nút “Gửi biểu quyết” để lưu và gửi kết quả biểu quyết lên hệ thống.
- Cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông không thể thay đổi kết quả biểu quyết, sau khi đã gửi kết quả biểu quyết thành công lên hệ thống. Đối với các nội dung biểu quyết được thay đổi hoặc phát sinh trong thời gian tổ chức Đại hội, cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông thực hiện biểu quyết bổ sung cho những nội dung thay đổi, phát sinh đó. Kết quả biểu quyết của cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông là tổng hợp kết quả biểu quyết được ghi nhận tại thời điểm kết thúc bỏ phiếu do Chủ tọa thông báo tại Đại hội.
- Kể từ thời điểm kết thúc bỏ phiếu đối với từng nội dung xin ý kiến ĐHĐCĐ, cổng biểu quyết đối với nội dung đó sẽ được khóa lại và cổ đông, đại diện theo ủy quyền của cổ đông không thể thực hiện biểu quyết đối với nội dung đã bị khóa. Kết quả biểu quyết theo từng nội dung sẽ được Ban Kiểm phiếu báo cáo tại Đại hội theo quy định tại Quy chế này.
d. Trước khi thời hạn biểu quyết, kết thúc, cổ đông chỉ được biết kết quả bỏ phiếu của mình. Kết quả biểu quyết của từng nội dung Đại hội sẽ do Ban Kiểm phiếu công bố trước toàn thể ĐHĐCĐ theo chương trình Đại hội.
e. Khi điều hành Đại hội, Chủ tọa phải thông báo thời điểm kết thúc bỏ phiếu để cổ đông thực hiện quyền của mình. Trường hợp cổ đông gặp trục trặc về việc bỏ phiếu điện tử có thể liên hệ theo các thông tin hỗ trợ nêu tại Thông báo mời họp để được hướng dẫn, hỗ trợ hoàn thành việc bỏ phiếu.
13.3. Tính hợp lệ của phiếu biểu quyết: Phiếu biểu quyết hợp lệ là phiếu biểu quyết của cổ đông hoặc đại diện ủy quyền của cổ đông có tham gia biểu quyết và có chọn phương án biểu quyết, đồng thời phải hoàn thành việc gửi trên hệ thống đúng hạn định.
Điều 14. Kết quả bỏ phiếu
14.1. Kết quả bỏ phiếu được tính trên số cổ phần tham gia biểu quyết điện tử và số cổ phần tham gia biểu quyết bằng phiếu giấy (nếu có).
14.2. Ban kiểm phiếu có trách nhiệm tổng hợp, kiểm phiếu, lập Biên bản kiểm phiếu, công bố kết quả kiểm phiếu trước Đại hội.
Điều 15. Thông qua Quyết định của cuộc họp Đại hội
15.1. Các nghị quyết về các nội dung trình Đại hội đồng cổ đông được thông qua khi được số cổ đông đại diện cho ít nhất 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp và tham gia biểu quyết tán thành, trừ trường hợp quy định tại khoản 15.2 Điều 15 Quy chế này.
15.2. Nghị quyết về các vấn đề quy định tại Khoản 1 Điều 148 Luật Doanh nghiệp được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp và tham gia biểu quyết tán thành.
Điều 16. Biên bản cuộc họp Đại hội
16.1 Cuộc họp Đại hội phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi hình hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông tham gia biểu quyết;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Chữ ký của Chủ tọa và Thư ký.
16.2. Biên bản họp Đại hội phải hoàn thành và thông qua trước khi bế mạc Đại hội.
16.3. Chủ tọa và Thư ký Đại hội liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung Biên bản Đại hội.
Biên bản họp Đại hội được gửi qua email (thư điện tử) cho cổ đông trong vòng 24 giờ kể từ khi kết thúc cuộc họp.
Biên bản họp Đại hội, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish.
Điều 17. Trường hợp tổ chức họp Đại hội không thành công
17.1. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại Điều 9 Quy chế này thì ĐHĐCĐ được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp của Đại hội triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish.
17.2. Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì ĐHĐCĐ được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trường hợp này, cuộc họp của ĐHĐCĐ được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 18. Ngày hiệu lực
18.1. Quy chế này gồm 4 chương, 18 điều và có hiệu lực ngay sau khi được ĐHĐCĐ thông qua.
18.2. Cổ đông, tổ chức đại diện và các cá nhân, tổ chức tham gia Đại hội của Công ty Cổ phần Tập đoàn Sailfish có trách nhiệm thực hiện theo các quy định tại Quy chế này.
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN SAILFISH
CHỦ TỊC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
(Đã ký)
ĐOÀN ĐỨC MẠNH